„Shadow IT“
die unsichtbare Gefahr in Unternehmen
WhatsApp fürs Team?
Dropbox für den schnellen Dateiaustausch?
Klingt praktisch – bis plötzlich sensible Daten ausserhalb deiner IT-Sicherheit landen.
80 % aller Cybervorfälle entstehen durch Tools, von denen die IT nichts weiss.
Das heisst: Mitarbeitende verwenden täglich Anwendungen, die weder geprüft noch abgesichert sind – oft ohne böse Absicht.
Jede dieser „unsichtbaren Inseln“ erhöht das Risiko für Datenverlust, Compliance-Verstösse und Cyberangriffe.
Gleichzeitig zeigt es aber auch ein wichtiges Signal:
Dein Team sucht nach Wegen, produktiver und effizienter zu arbeiten.
Warum passiert das?
Weil Mitarbeitende nach schnelleren, einfacheren und intuitiveren Lösungen suchen als die offiziellen Systeme.
Wenn interne Prozesse zu starr oder Tools zu unpraktisch sind, entstehen automatisch Schattenlösungen – ganz nach dem Motto: „Ich mach’s schnell über mein privates Konto.“
Die Lösung:
Nicht verbieten – verstehen und kontrollieren.
Denn Verbote führen nur zu noch mehr Schatten.
Der Schlüssel liegt in Transparenz, Aufklärung und Zusammenarbeit.
5 Schritte zu mehr Sicherheit und Transparenz bei Shadow IT
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Transparenz schaffen
Der erste Schritt: Erfassen, welche Tools tatsächlich genutzt werden.
Das gelingt durch:
- Netzwerkanalyse – welche Domains oder Apps werden häufig verwendet?
- Anonyme Befragungen der Mitarbeitenden – ohne Angstfaktor.
- Cloud Access Security Broker (CASB) – erkennt automatisch nicht genehmigte Cloud-Dienste.
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Ursachen verstehen
Mitarbeitende nutzen Shadow IT selten aus böser Absicht, sondern weil:
- offizielle Tools oft zu kompliziert oder zu langsam sind,
- sie gar nicht wissen, dass es sichere Alternativen gibt.
Ein kurzer Workshop wie
„Warum nutzen wir Tools ausserhalb der IT?“
liefert wertvolle Einblicke und fördert Verständnis auf beiden Seiten.
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Sichere Alternativen anbieten
Nach der Analyse: sichere und zugleich benutzerfreundliche Tools bereitstellen.
Beispiele:
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Statt Dropbox → OneDrive / SharePoint / Nextcloud
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Statt WhatsApp → Threema Work / Microsoft Teams
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Statt Google Drive → Unternehmens-Cloud mit Zugriffskontrolle
So bleiben Daten geschützt – und Mitarbeitende können trotzdem effizient zusammenarbeiten.
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Awareness & Kultur stärken
Nicht mit Angst, sondern mit Sinn erklären:
„Wenn du Daten in Dropbox speicherst, können wir sie nicht mehr schützen.“
Kurze Trainings, Videos oder interne Posts helfen, Bewusstsein und Sicherheitskultur aufzubauen.
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Technische Kontrolle etablieren
- Richtlinien für App-Zugriffe (z. B. via Azure AD oder MDM)
- Auswertung von Firewall- und Proxy-Logs
- Einsatz von CASB / Endpoint Security, um unautorisierte Cloud-Apps automatisch zu erkennen und zu blockieren.
Ihr Vorteil: sichere IT, klare Zukunft
Mit einem transparenten und kontrollierten IT-Umfeld schützen Sie Ihr Unternehmen vor versteckten Risiken – und schaffen gleichzeitig mehr Effizienz für Ihr Team.
Kontaktieren Sie uns noch heute, um Ihre IT-Sicherheit zu überprüfen, Schatten-Tools zu identifizieren und nachhaltige Lösungen zu implementieren.
DAP IT-Solutions GmbH
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