Upgrade fürs Kommunikationssystem?
Building Better Communications: Wann sollten Sie ein Upgrade in Erwägung ziehen?
Ihr Kommunikationssystem ist das Rückgrat Ihres Unternehmens, aber wann haben Sie es das letzte Mal wirklich überprüft? Millionen von Unternehmen weltweit nutzen veraltete Infrastrukturen, und ein großer Teil davon hat Telefonsysteme, die über 20 Jahre alt sind. Das bedeutet, dass Sie möglicherweise auf Technologien verzichten, die Ihr Geschäft und Ihre Effizienz erheblich verbessern könnten.
Was ist Ihr Telefonsystem?
Es umfasst mehr als nur Telefone. Es ist jedes System, das Sie für Echtzeitkommunikation verwenden — sei es Video, Live-Chat oder … nun ja, Ihr Telefon. Das kann das Telefon auf Ihrem Schreibtisch sein oder das, das Sie in der Tasche tragen (wenn es eine Basisstation zum Aufladen hat). Letztendlich umfasst es alles, was von einer sogenannten PBX (Private Branch Exchange) gesteuert wird. Diese teilt Ihre Telefonleitungen auf und ermöglicht den Einsatz mehrerer Telefone in Ihrem Unternehmen.
Das Konzept eines Telefonsystems ist inzwischen flexibler — es muss nicht mehr zwingend ein physisches Telefon beinhalten. Telefone können physisch sein oder softwarebasiert, auf Ihrem Computer oder Mobiltelefon zugänglich.
Schäden summieren sich
Alte Telefonsysteme, wie die von Avaya, Toshiba, NEC, Panasonic oder Samsung, erfordern oft physische Hardware, die mit der Zeit abnutzt. Der Grund für die Abnutzung liegt in:
- Kleinen Stromstößen, die Schaltkreise beschädigen.
- Staub und Schmutz, die Lüfter verstopfen.
- Temperaturproblemen, die das Metall ausdehnen und zusammenziehen lassen.
- Spröde werdenden Leiterplatten, die ausfallen.
Es gibt selten ein großes Ereignis, das Ausfälle verursacht. Stattdessen lässt die Leistungsfähigkeit nach und verlangsamt das System zunehmend.
Noch schlimmer: Diese Systeme müssen mit ihren begrenzten Fähigkeiten immer mehr leisten. Wenn Sie beispielsweise noch einen alten Windows XP-Computer haben, werden Sie feststellen, dass er moderne Software kaum mehr ausführen kann. Das liegt daran, dass die Hardwareanforderungen in den letzten 20 Jahren stark gestiegen sind. Dasselbe gilt für Ihre Hardware-PBX, die zentrale Schaltstelle Ihres Telefonsystems.
Es ist außerdem ineffizient, physische Server und Hardware zu verwenden. Sie stellen einen einzigen Fehlerpunkt für Ihr Unternehmen dar, und wenn ein Teil des Systems ausfällt, fällt das gesamte System aus — das ist alles andere als ideal.
Wenn Sie Stromausfälle, Verbindungsabbrüche oder langsame Anrufe bemerkt haben, ist es Zeit, Ihr Telefonsystem zu wechseln.
Es erfüllt nicht Ihre Anforderungen
Wie andere Teile Ihres Unternehmens muss auch Ihr Telefonsystem einen Nutzen bieten. Es reicht nicht mehr aus, nur eine Telefonnummer zu haben. Sie müssen auf allen Kanälen kommunizieren können — per Sprache, Video und Text. Menschen möchten oft ihr Gegenüber sehen, und diese Möglichkeit besteht heute.
Aber es geht noch weiter: Ihr Telefonsystem (genauer gesagt Ihr Kommunikationssystem) muss mit anderen Bereichen Ihres Unternehmens vernetzt sein. Mit modernen Lösungen ist das ganz einfach.
Diese Vernetzung bedeutet, dass Sie, wenn jemand anruft, auf Ihr Buchungssystem zugreifen oder direkt aus Ihrer Kundendatenbank heraus anrufen können. Es geht nicht nur um die Verbindung von Sprache und Video, sondern um die Integration aller genutzten Softwareanwendungen.
So könnten Sie beispielsweise in Ihrer Customer-Relationship-Management-Software auf einen Knopf drücken und direkt den Kunden anrufen. Oder Sie könnten ein Türtelefon oder ein Zugangssystem in Ihr Telefonsystem integrieren. Vielleicht möchten Sie auch eine bessere Anrufaufzeichnung und -verwaltung von einem einzigen Ort aus haben — sogar die Systemüberwachung!
Viele dieser Funktionen sind bei einem physischen PBX-System, besonders einem, das 10 oder 20 Jahre alt ist, sehr aufwendig.
Sie brauchen ein vollständiges Kommunikationssystem, das für Sie arbeitet — eines, das Ihnen das Leben erleichtert.
Es wird teuer
Die Wartung von Altsystemen ist keine Wissenschaft mehr, sondern eine Kunst. Leider müssen Künstler bezahlt werden, und diese wissen, dass Sie telefonieren müssen.
Altsysteme sind immer teuer, und ein Großteil dieser Kosten resultiert aus dem Versuch, sie zu sichern. Das Hinzufügen von VPNs, SBCs, zusätzlichen Sicherheitsebenen und Patches bei Updates erfordert oft menschliches Eingreifen — und das kostet Geld.
Noch schlimmer: Einige PBX-Systeme erhalten keine Updates mehr, da sie ihr End-of-Life erreicht haben. Das macht Ihre Versicherungen teurer, insbesondere da Versicherer zunehmend auf die Kosten von Cyberangriffen aufmerksam werden. Wenn Ihr System nicht den Standards entspricht, wird Ihre Versicherung entweder sehr teuer oder Sie erhalten keinen Versicherungsschutz.
Sogar das Auswechseln einer SAS-Festplatte auf einem veralteten Server kostet Zeit und Geld — Geld, das sinnvoller in andere, profitablere Bereiche Ihres Unternehmens investiert werden könnte.
Das alles führt zu laufenden Kosten für ein System, das Sie bereits teuer bezahlt haben.
Ist Unified Communications die Antwort?
Unified Communications ist eine neue Art, Kommunikationssysteme zu gestalten, bei der alle Komponenten miteinander verbunden werden. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Systeme zu integrieren und so wesentliche Geschäftsprozesse zu beschleunigen, was es einfacher macht, mehr zu erledigen.
All diese kleinen Effizienzgewinne summieren sich.
Beispielsweise hat Athens County in Georgia festgestellt, dass sie durch verbesserte Effizienz und bessere Funktionen bis zu eine Stunde pro Mitarbeiter und Tag einsparen konnten. Allein die Möglichkeit, Personen sofort zu suchen und anzurufen, ersparte viel Zeit. Das bedeutet, dass sie weniger Zeit mit einfachen administrativen Aufgaben und mehr Zeit mit der Betreuung der Gemeinschaft verbringen konnten — etwas, das mit ihrem alten Avaya-System nicht möglich war.
Für sie hat ein Unified-Communications-System die Arbeitsweise verändert, indem es, wenn nötig, Remote-Arbeit und, wenn gewünscht, ein hybrides Arbeitsmodell ermöglichte. Zudem wurden Geschäftstelefonnummern für den Gebrauch auf Mobiltelefonen bereitgestellt.
Das aufgerüstete System machte es einfacher, das zu tun, was sie brauchten. Und das ist der Vorteil von Unified Communications.
Wenn Sie mehr über Unified-Communications-Systeme erfahren möchten, füllen Sie das Formular unter diesem Link aus!
Haben Sie Fragen?
Haben Sie Fragen zu einer unserer Dienstleistungen oder wünschen Sie eine Offerte? Zapfen Sie unser Wissen an. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
